11. Освітня сесія. Публічне звітування молодіжного центру. Авторка – Ольга Шелест

Мета: Сформувати в учасників розуміння важливості публічної звітності МЦ та надати інструменти для її підготовки.

Завдання: надати учасникам розуміння задля чого існує звітування про діяльність (які переваги  від цього для МЦ);побачити цільову аудиторію для звітів (сама молодь, ОМС, партнери, ресурсодавці, мас медіа, команда/волонтери центру);побачити структуру щорічних/щоквартальних звітів, спираючись на кількісні та якісні показники; побачити показники для свого центру;показати форми звітів для різних ЦА (звіт-документ, публічний маркетинговий звіт, звіт-пост), програми, що допоможуть підготувати звіт та час, який займає складання звітності;показати приклади успішних звітів МЦ України.

14:30 – 14:35

Вступна частина.  Що таке публічне звітування і для чого воно МЦ – актуалізація  від тренера через питання: “А хто, як та кому звітує зараз?” (маємо на увазі не бухгалтерський звіт). Мозковий штурм з перевагами публічного звітування для МЦ серед учасників, відповіді фіксуємо на фліпчарті. Додаємо ті переваги звітування, які не названі.

14:35 – 14:50
Цільова аудиторія для звітування. Цільова аудиторія звітування (ОМС, молодь, партнери, ресурсодавці, мас медіа, ті, хто підписаний на розсилку та в соціальних мережах) – робота в групах по МЦ – напишіть для кого ви хочете звітувати, мінімум 5 цільових аудиторій. Презентують, виписуємо спільні цільові аудиторії на фліпчарт. Під час презентації учасники не повторюють те, що вже назване, а оголошують лише нові пункти.

14: 50 – 15:15
Структура звіту. Річні та квартальні публічні звіти: структура, фінансові та програмні показники, форми звіту в залежності від цільової аудиторії та шляхів розповсюдження (звіт-документ, маркетинговий звіт, звіт-пост) – міні-лекція через презентацію на екрані з прикладами декількох МЦ.

Використовуємо кількісні та якісні показники з попередньої сесії по індикаторах, можливо називаємо додаткові (наприклад, кількісні показники по окремих послугах (кількість консультацій психолога/юриста, кількість залучених волонтерів тощо)).

Приблизна структура річного звіту:

1. звернення від директора/засновника/публічної особи центру до аудиторії;
2. місія, команда;
3. інфографіка з кількісними показниками;
4. фінансовий звіт;
5. досягнення по основних програмах;
6. якісні показники (історії успіху, історії впливу, цитати);
7. плани на наступний рік/квартал/місяць;
8. покликання на можливість фінансової/ресурсної допомоги.

Рубрики звіту, які можуть допомогти розкрити якісні показники, надати визнання, нагадати про основні події року/місяця:

• люди та події року (волонтер року, тренер року, благодійник року, несподіванка року, подія року);
• історії успіху року
• найяскравіші моменти року – короткий опис + фото + інтерактивне покликання на пост;
• 3 перемоги цього року;
• 3 випробування, які ми пережили.

Приклади звітів наведено в Додатку 20.  

15:15 – 15:25
Програми та часові ресурси. 

Показати безкоштовні програми через презентацію на реальних прикладах – з групою придумати, хто в МЦ має вести облік індикаторів постійно, скільки годин потрібно, щоб зробити звіт.

15:25 – 15:55
Вправа з презентацією. Групова робота по молодіжних центрах. На фліпчарті зобразити сторінку з річною інфографікою по кількісних показниках свого центру і презентувати.

15:55 – 16:00
Рефлексія «Після цієї сесії я зрозумів\ла…» по колу – 5 хвилин.

• учасники зрозуміють навіщо публічна звітність і з чого вона складається;
• учасники побачать цільові аудиторії, для яких хочуть звітувати;учасники зрозуміють структуру звіту і потренуються показувати власні кількісні показники;
• учасники відкриють для себе безкоштовні програми для розробки звітності, оберуть людину, яка буде вести облік показників та готувати звіт.