Тренінг є організованої формою неформальної освіти і має якісний етап підготовки. Сюди входить не тільки навчальна частина, презентації і роздаткові матеріали (якщо такі є), але і фізичний та соціальний простір, у якому має відбутися навчання.
Важливо! Не погоджуйтеся на будь-яке приміщення, яке пропонує вам організатор, перевірте локацію через поради і чекліст, який ми пропонуємо у цьому підручнику. Інколи організатори вважають, що знають, яка зала буде краще для навчання і вам доведеться вести навчання у актовому залі філармонії чи коридорі університету.
Чекліст перевірки локації
радимо ставити галочки біля кожного блоку
- Я певний\певна, що в цьому приміщенні можна розсадити 25 учасників (або за вашою потребою) у вигляді підкови і усім одночасно буде добре видно спікера/спікерку та інших учасників заходу.
- Я певний\певна, що стільці в приміщенні зручні для учасників. Вони не надто важкі для пересування у різні частину залу. Вони не скріплені разом по 3-4 штуки, їх можна легко переміщати та формувати коло.
- Я певний\певна, що в цьому приміщенні не буде надто тісно для групової роботи. Я зможу розмістити 4 (або за вашою потребою роботи в малих групах) столи із командами, які не будуть заважати одна одній шумом і будуть мати приблизно однакові умови перебування (мається на увазі світло, стільці, якість столу). Рекомендовано мати 2м2 на одного учасника простору.
- Я певний\певна, що в цьому приміщенні є хоча б 1 фліпчарт (автоматично говориться про його наявність) і його буде видно навіть учасникам, які знаходяться у найвіддаленішій стороні залу.
- Я певний\певна, що у даному приміщенні достатньо світла (бажаного денного кольору) і учасники не будуть «засинати» від темноти. Завжди краще справжнє, денне світло, ніж штучні джерела освітлення. Якщо приміщення має великі вікна, тоді це ймовірно ваше краще приміщення.
- Я певний\певна, «канцелярка» прийде завчасно до навчання і я зможу її переглянути та підготувати матеріали для навчання. Рекомендований перелік матеріалів можна знайти у онлайн файлі.
- Я певний\певна, що стіни в приміщенні придатні для розміщення фліпчартів на малярний скотч. Із адміністрацією залу це питання проговорено і є дозвіл на «приклеювання».
- Я певний\певна, що приміщення має вільний доступ до кисню. Є вентиляція або іншого виду витяжки для циркуляції повітря. Вікна можна відкривати і провітрювати приміщення. Пам’ятайте – кисень дуже важливий для роботи мозку, він має постійно циркулювати в приміщенні.
- Я певний\певна, що кава-перерви та обід будуть відбуватися у іншому приміщення, або хоча б у іншому куту приміщенні, де проводиться навчання і це не буде відволікати учасників.
- Я певний\певна, що вбиральні знаходяться на доступній відстані від приміщення, де проводиться навчання і до них не треба йти 4-5 поверхів.
- Я певний\певна, що приміщення яке мені пропонують, використовують, як правило, для навчань та зборів. Це не бар, сауна, кімната окуліста чи інша локація, яка має дуже специфічне призначення, що може відволікати учасників від теми навчання.
- Я певний\певна, що логісти не будуть проводити реєстрацію, повернення коштів за проїзд у тій же кімнаті, де відбувається навчання. Або вони закінчать ці процедури до початку сесій і не будуть відволікати учасників.
- Я певний\певна, що біля приміщення не відбувається будівництво, рок-концерт на період навчання. Приміщення нормально звукоізольоване і весілля із першого поверху готелю не буде чути. Група має працювати лише із «внутрішнім звуком» у локації.
- Я певний\певна, що зможу потрапити у приміщення до навчання та оцінити його стан та усі вищеперераховані особливості локації.
Тренери повинні відігравати провідну роль в створенні позитивного навчального середовища. Якщо щось піде не так, саме тренер буде мати поганий вигляд перед учасниками та учасницями, незалежно від того, хто несе відповідальність. Завчасне планування має вирішальне значення. Логістика заслуговує особливої уваги – слід переконатися, що усе необхідне є в наявності і перебуває в робочому стані.
Слід створити комфортне навчальне середовище. Дітям може бути зручно в тісноті, проте дорослим необхідний̆ простір для роботи, особливо, коли доводиться сидіти протягом тривалого часу. Тому розташування столів, візуальних засобів (екрана, проектора, комп’ютера, фліпчартів і т.п.) має бути продуманим – зручним і функціональним.
У невеликих приміщеннях основним питанням буде форма розташування столів і стільців. Планування сильно впливає на навчальне середовище, тому тренери повинні бути дуже уважними до таких питань.
Роздаткові матеріали повинні бути доставлені і розміщені на столах учасників та учасниць. Слід перевірити якість матеріалів заздалегідь (чи є усі сторінки, якість друку).
Перевірте, чи усі презентації̈, відеоролики завантажені. Слід мати резервну копію (на флешці чи іншому електронному носії̈, або у «хмарці», на електронній̆ пошті).
Якщо використовуються відеоматеріали, то слід заздалегідь подбати про колонки, відрегулювати звук. Якщо проектор має пульт, спробувати ним користуватися. Перевірити, чи усе від’єднується (чи підходять роз’єми, чи достатня довжина шнурів і т.п.). Перевірте усе самі. Вважати, що усе в порядку – означає напрошуватися на неприємності.
Перевірка має відбуватися (за контрольним списком для логістів і відповідно до інструкцій). 1
Для стимулювання органів чуття, з моменту приходу учасників використовуйте колір. Розвішайте яскраві привітальні написи на дверях та стінах, розкладіть кольорові ручки, іграшки на моторику чи інші матеріали на столах, зробіть привабливі бейджі або таблички з іменами. По суті, прикрасьте кімнату для навчання настільки, наскільки це можливо та доречно.
Підготуйте яскраві листи фліпчарту чи банери з темами чи програмою семінару. Використовуйте канцелярські приналежності та матеріали для роботи (записники, папки та ручки, які роздаються учасникам) як спосіб зробити кімнату яскравішою. Здійснюйте вибір на користь стимулюючих кольорів матеріалів, коли це можливо.
Деякі тренери для створення атмосфери навчання використовують музику. Вона може бути корисною, щоб викликати зацікавленість, підвищити активність та рівень залучення. Однак люди можуть мати стійкі упередження щодо музики, яка їм подобається чи не подобається, тому будьте обережні та не використовуйте щось потенційно суперечливе, а також підберіть правильний рівень гучності – вам потрібно стимулювати відчуття, а не оглушити їх.2
Управління фізичним середовищем
Існує багато навчальних посібників, які містять перелік варіантів облаштування навчальної кімнати, з різними конфігураціями стилів конференц-залу, в формі літери U, театрального та ресторанного стилів, у формі риб’ячої кістки, а також багатьох більш екзотичних розсадок.
Власне, коли ми входимо в навчальну кімнату, це зазвичай питання отримання найкращого результату з того, що ми маємо. Часто присутній певний серйозний структурний чи логістичний виклик: колони посеред кімнати заважають більшості людей бачити, стільці розвалюються, поблизу знаходяться туалети з особливо сильним запахом, занадто жарко чи холодно та/або організація великого весілля в сусідньому приміщенні з гучним забиванням цвяхів та відволікаючими доставками.
Підготуйте кімнату для «включення»
Навіть якщо посеред кімнати стоять великі колони, або наявний лише вузький простір для роботи, зробіть все можливе для того, щоб кожен присутній у кімнаті був включений у тренінг. Це зазвичай означає пошук такого розташування місць, за якого кожен здатний бачити, що відбувається – навіть знаходячись зовсім позаду – і за якого всі учасники знаходяться на виду у тренера, тобто у них однакові шанси, щоб їх побачили, щоб задати запитання чи щось прокоментувати. Яку б конфігурацію столів та стільців ви не використовували, оцініть кімнату з точки зору учасників. Як би це для вас виглядало та вами сприймалось, якби ви сиділи у цій кімнаті в якості учня?
Облаштуйте кімнату для руху та енергії
Учасники повинні мати можливість рухатись під час вправ та перерв. Навіть короткий перехід від столу засідань у формі U з одного боку кімнати до менших круглих столів для групової роботи може викликати зміну перспективи і дещо більшою мірою стимулювати рух крові у мозку.
Наскільки можливо, облаштуйте кімнату таким чином, щоб учасники мали певний простір для руху, або могли перейти в інше місце під час зміни видів діяльності, або коли використовується новий навчальний інструмент. Зрозуміло, вам буде потрібно врахувати такі переміщення у ході планування навчального часу, але потреби організувати довгі переходи немає. Може допомогти навіть просте пересаджування учасників з одного боку кімнати на інший бік у другій половині дня.
Якщо є наявний стіл для персоналу чи команди – для людей, які ведуть записи на лептопах, або заходять чи виходять для вирішення організаційних питань – зробіть так, щоб він не знаходився на виду учасників. Зазвичай персонал зосереджений на інших завданнях, ніж учасники, тому їхня поведінка і дії будуть іншими. Дії персоналу можуть відволікати, тому краще за все розташувати стіл для персоналу в малопомітному та прихованому закутку або десь біля дверей, щоб можна було тихо вийти і знову зайти.
Використовуйте новації, але майте резервний план
Можливо, у вас буде електроенергія. Можливо, проtктор працюватиме ідеально. Можливо, з вашою презентацією у Power Point не виникне жодних проблем, як і з відео, які ви хочете показати. Можливо, у вас буде стабільний інтернет-зв’язок і потрібна вам швидкість завантаження.
А можливо…
Не бійтеся пробувати нове, однак пам’ятайте, що, особливо коли ви працюєте у незнайомому середовищі, багато що може піти не так, як треба. Якщо ви пробуєте щось таке, що потребує надійної інфраструктури, завжди майте запасний план на випадок, якщо електрика, інтернет, вода чи що б там не було в цей день просто не працюватиме.
І ніколи не забувайте золоте правило тренінгу: паперу для фліпчарту ніколи не буває забагато. Папір фліпчарту ніколи не перестане працювати лише тому, що відключили електроенергію.
Не забувайте про роль хімічних речовин
Хімічні речовини – це щось таке, що включає у себе кожен тренінг. Перерви не завжди стосуються лише можливості освіжити голову, а й задоволення нікотинових та кофеїнових бажань. Це впливає на настрій та психічний стан учасників і значною мірою має бути враховано для того, щоб люди почувались вдоволеними та щасливими.
Однак, є ще одна хімічна речовина, яка впливає на здатність учасників до навчання: цукор. Харчові продукти, які містять багато цукру, можуть забезпечити сплеск енергії, але він швидко змінюється енергетичним занепадом аналогічної сили. (Живе підтвердження третього закону Ньютона: на кожну дію є рівна їй протидія). Якщо тільки ви не вчите учасників бігати марафон, їм навряд чи буде потрібний стимул такої сили, і вже точно їм не потрібний крах.
Розгляньте можливість виключити продукти, що містять рафінований цукор, з меню, особливо під час перерв на каву. Можна експериментувати, пропонуючи гострі перекуси та харчові продукти з природнім цукром, які чинять менш драматичний вплив на організм – свіжі фрукти, сушені фрукти, горіхи, овочі, густі соуси, крекери, міні-піци, невеликі сандвічі тощо. Здається, це змінює ситуацію. Виглядає так, що рівень енергії учасників більш стабільний та послідовний, навіть у пообідній «зоні зомбі»!