07. Освітня сесія: Які ресурси потрібні МЦ та як їх знайти? Авторка – Ольга Шелест

Мета: Сформувати у учасників розуміння видів ресурсів МЦ та потреб у ресурсах. Окремо розглянути матеріальні ресурси (ті, які залучаються не грошима, а матеріалами та послугами, особливо через партнерства), а також потенційні джерела залучення ресурсів.

Завдання: сформувати розуміння складання списку потреб у ресурсах;надати учасникам інформацію про кошторис МЦ;надати розуміння адміністративних та програмних витрат, мінімально-необхідного рівня витрат.сформувати розуміння важливості залучення матеріальних ресурсів в негрошовій формі;сформувати розуміння потенційних джерел залучення ресурсів та поняття “диверсифікації джерел фінансування” та “грошового потоку”.

14:40 – 15:00
Класифікація ресурсів. Коментар тренера про те, що всі витрати МЦ варто розділяти на адміністративні та програмні (розподіляємо по стовпчиках разом з учасниками). Адміністративні: заробітна плата адмінперсоналу (директор, бухгалтер), оренда,  господарські витрати, маркетингові витрати для популяризації діяльності МЦ тощо. Програмні: заробітні плати менеджерам програм (якщо такі вже є), гонорари фахівцям, витратні матеріали, оренда обладнання, харчування, транспорт тощо. Зауважуємо на важливість формування мінімально необхідного рівня витрат (фінансова лінія, нижче якої спускатися не можна та бюджет розвитку, якщо є ресурси для розвитку), обговорюємо терміни складання бюджету для своєчасного залучення ресурсів (складання приблизного бюджету на рік та його коригування помісячно до якоїсь певної дати кожного місяця). Дивимося, які види ресурсів випливають з бюджету і переходимо до класифікації (грошові, матеріальні, людські, інформаційні, інші). Презентуємо коротко кожен вид ресурсів.

Грошові ресурси: ми залучаємо у вигляді безпосередньо грошей. Це найлегший для використання вид ресурсів. Ми можемо купувати для потреб МЦ все, що нам необхідно.

Матеріальни ресурси: ми залучаємо у вигляді товарів або матеріалів. Цей вид ресурсів в певному сенсі легше залучати (наприклад, у місцевого бізнесу або приватних ресурсодавців іноді легше залучити канцтовари або будівельні матеріали для ремонту в МЦ, залучити проектор, ніж гроші). Але потрібно чітко враховувати, скількі якого ресурсу потрібно і бути готовими отримати ресурс іншої якості або кількості (запит був на 10 літрів жовтої фарби для ремонту, а отримали 8 літрів зеленої; запитували на складі канцтоварів 100 блокнотів для тренінгового курсу, а отримали 500 ручок).   Зауважимо, що для стабільного функціонування МЦ варто розглядати залучення негрошових ресурсів (матеріальних, людських, інформаційних), коли на діяльність не вистачає грошових ресурсів (майже завжди).  

Окремо зупиняємося на людських ресурсах. Ми розглядаємо в якості людських ресурсів професійні послуги найманих фахівців за заробітну плату (бухгалтер, менеджер програми) або гонорар (тренери, психологи, фотографи, дизайнери, юристи тощо). Або це можуть бути безоплатні помічники – волонтери. Окрім вузькоспеціалізованої роботи (тренери, психологи, фотографи, дизайнери, юристи тощо) волонтери можуть виконувати іншу не фахову роботу (допомога у прибиранні, супровід заходів). Також волонтери можуть виконувати в МЦ постійні важливі ролі, фактично виконувати роботу замість штатних працівників, якщо таких поки немає в МЦ (адміністратор МЦ, менеджер проєкту, відповідальний за клуб тощо). Такі волонтери прирівнюються до членів команди МЦ та називаються амбассадорами.

Інформаційні ресурси – це все, що стосується отримання або розповсюдження інформації. Варто пам’ятати не тільки про соціальні мережі та ЗМІ, а й про рекомендації та корисні контакти, які можна отримати від стейхолдерів, розповсюдження інформації через відомих людей та блогерів, отримання дозволів через звернення до посадових осіб тощо.

Інші ресурси – це все, що не увійшло в попередні види ресурсів. Наприклад, це можуть бути природні ресурси (пляж, парк) для проведення заходу, або часовий ресурс.   Якщо група працює динамічно, то можна ініціювати коротке обговорення ресурсів, які можна “не купувати за гроші”. Робота в колі через запитання – які зі статей кошторису (зафіксовані на фліпчарті)  можна «не купувати» за гроші, а залучити одразу у вигляді товарів та матеріалів і від кого залучити. Особливий акцент на тому, що важливо використовувати партнерів та волонтерів по максимуму – різних знайомих тренерів, громадські організації, ресурси по молодіжних обмінах, написання грантових заявок, знайомства та колег по інших тренінгах, дизайнерів, фотографів тощо.

Партнерство – це добровільна згода на співробітництво між двома або більше організаціями, за якою партнери погоджуються на співпрацю задля досягнення спільної мети або виконання окремого завдання.

15:00 – 15:35
Практична вправа на різні види ресурсів. Учасники на листі фліпчарту для кожного МЦ заповнюють приблизний кошторис власного МЦ на наступний місяць (статті, з яких потрібно вибрати, вже є на фліпчарті) і збирають речі, які символізують кожну статтю кошторису (на канцтовари – ручку, на заробітну плату – грошову купюру, на інформування молоді – візитки або телефон з відкритою сторінкою Інстаграм, на оренду та комунальні – грошову купюру, транспорт – щось пов’язане з авто, на проведення тренінгів – роздатковий матеріал з нашого тренінгу тощо) і розкладають біля себе – 20 хвилин.  

Презентація “Презентуйте потреби вашого МЦ у ресурсах” по 1,5 хвилини на МЦ – 15 хвилин. Зауважимо, що завжди одразу розраховуємо грошовий еквівалент будь-якої потреби, навіть якщо плануєте залучати товарами. Якщо залучення товарами не вдасться, то потрібно буде закуповувати. Також завжди мають бути граничні терміни залучення та відповідальна особа.   Під час презентації можна зауважити, щоб точно були враховані і адміністративні витрати, і програмні. Акцент на дедлайнах, щоб встигнути спланувати залучення ресурсів (якщо це не бюджетні кошти та не грант, який МЦ вже має) та його провести, а також встигнути закупити потрібні товари/послуги. Джерела залучення стануть основою для подальшої роботи групи.  

15:35 – 15:55
Презентація потенційних джерел залучення ресурсів в МЦ. Підсумовуємо, що зараз ми визначили потреби МЦ у ресурсах. А тепер поговоримо, де ці ресурси можна залучати.   Через запитання “З яких джерел сьогодні МЦ може залучати ресурси?” демонструємо, що зараз МЦ Україні активно використовують в якості джерел залучення ресурсів. Відповіді групи фіксуємо на фліпчарті, потім демонструємо слайд: Бюджетне фінансування; Гранти від донорських організацій; Платні послуги; Залучення ресурсів з місцевих джерел (в основному локальний фандрейзинг від бізнесу); Краудфандинг (спосіб залучити кошти за рахунок внесків від великої кількості сторонніх осіб).   Коротко описуємо кожне джерело. Роз’яснюємо, що ця широка тема вивчається на спеціалізованому навчанні “Фінансовий менеджмент молодіжних центрів”.  

Формуємо розуміння визначення “диверсифікація джерел фінансування” – це планування залучення ресурсів з різних джерел з метою зниження ступеню ризику одночасної втрати фінансування, якщо одне з джерел раптово зникає або суттєво зменшується. Також формуємо розуміння визначення “грошовий потік (cashflow)” – надходження (грошові та негрошові) мінус виплати за певний період. Для стабільної діяльності МЦ грошовий потік має бути з позитивним значенням (надходження більші за витрати).

15:55 – 16:00
Рефлексія «Після цієї сесії я буду…» по колу – 5 хвилин.  

В Додатку 15 ви знайдете рекомендовану додаткову літературу

• учасники зрозуміють, як скласти список потреб МЦ у ресурсах через кошторис; учасники дізнаються про види ресурсів;
• учасники визначать ресурси власного МЦ, які можуть залучати у грошовій та в  негрошовій формі, а у вигляді матеріальних ресурсів/послуг, у тому числі через партнерів;
• учасники дізнаються про основні джерела залучення ресурсів в МЦ, диверсифікацію джерел фінансування та грошовий потік.